Op deze pagina vind je informatie over de licentieadministratie.
Overzicht licentiehouders
De licentieadministratie vindt plaats op de pagina ‘Licenties’ onder 'Personen'.
Je ziet hier een tabel met alle licenties van renners van jouw club. De vierkantjes voor de namen van de leden (selectievakjes), kan je gebruiken om selecties maken.
Je kan verschillende filterinstellingen gebruiken:
- Jaar (kalenderjaar)
- Type licentie (bijv. startlicentie U15, trainer of jury)
- Status (concept, in behandeling, goedgekeurd, afgekeurd of geannuleerd)
- Regio (o.b.v. woonplaats van de leden)
- Persoon (voor- en/of achternaam)
- Geslacht (man, vrouw of niet gespecificeerd)
Je kan op twee manieren extra informatie openen, dit kan door op de naam van het lid te klikken of op de licentie (met blauw aangegeven). In het pop-up scherm zie je een aantal licentie- en persoonsgegevens.
Status van de licentieaanvraag
Een licentie kan de volgende statussen hebben:
- Concept
- In behandeling
- Goedgekeurd
- Afgewezen
- Geannuleerd
Concept
Wanneer de betaling voor de licentie nog niet is voltooid in MijnKNWU is de status 'concept'. Mocht een lid hiernaar vragen, dan kan je aangeven dat hij/zij nog moet betalen voor de aanvraag. Wanneer de betaling wel is voldaan maar de status toch concept is, dan kan er contact met de KNWU worden opgenomen.
In behandeling
Een licentieaanvraag komt 'in behandeling' wanneer de betaling is afgerond en de goedkeuringen nog niet zijn afgerond.
Er zijn verschillende goedkeuringen die beoordeeld en verwerkt moeten worden, voorbeelden zijn een medische controle en UCI controle. De renner én club hoeft hier niets aan te doen.
Goedgekeurd
Zodra alle goedkeuringen voor de licentieaanvraag zijn afgerond komt de status van de aanvraag op 'Goedgekeurd' te staan.
Als licentiehouder kan je direct de digitale licentiepas downloaden door achter de aanvraag in MijnkNWU bij 'Licenties' te klikken op 'download PDF'. Deze kun je printen of laten zien op een mobiele telefoon.
Een fysieke pas volgt binnen 8 tot 10 werkdagen, mits het lid een van onderstaande licenties heeft aangevraagd:
- Jeugd (U15)
- UCI-licentie (bijv. junior of elite)
- KNWU-wedstrijdlicentie 15+ Premium
- Discipline-specifieke licentie
- Ploegleider
- Soigneur
- Mecanicien
Voor alle andere licenties geldt dat het lid zelf een duplicaatpas kan bijbestellen.
Afgewezen
Een licentieaanvraag staat op de status afgewezen wanneer de KNWU de licentieaanvraag heeft afgewezen. Dit kan wanneer er bijvoorbeeld een verkeerde licentie was aangevraagd, als club kan je de licenties niet afwijzen. Mocht dit nodig zijn, neem dan contact op met de KNWU.
Er wordt bij afwijzing automatisch een creditnota aangemaakt welke zichtbaar is in het persoonlijke MijnKNWU account van de aanvrager bij 'Facturen'. Het geld zal worden teruggestort op de rekening van het lid.
Geannuleerd
Een licentie heeft de status geannuleerd als de licentie geannuleerd is door de KNWU. Wanneer een lid bijvoorbeeld naar het buitenland verhuist en daar een licentie moet aanvragen, kan de bond ervoor kiezen de licentie via de KNWU te annuleren.
Het kan ook zijn dat er een licentiewissel is geweest. Na afronding van de goedkeuringen voor licentiewissel komt de oude aanvraag te staan op 'geannuleerd' en komt de nieuwe aanvraag op 'goedgekeurd' te staan.
Licentiewissel goedkeuren
De uitleg over het aanvragen van een licentiewissel (voor leden/licentiehouders) tijdens het kalenderjaar staat hier: Licentie wisselen
Clubwissel
Wanneer een lid binnen het seizoen zijn licentie wil overzetten van de ene club naar een andere club, noemen we dat een clubwissel.
Oude club
De oude club ontvangt een mailtje wanneer een lid een clubwissel aanvraagt. Deze wissel dient de oude club goed te keuren, zolang dit niet gebeurt zal de wissel in behandeling blijven staan. Op deze manier kan je samen met het lid eventuele openstaande zaken afhandelen, zoals het inleveren van clubkleding. Als alles gereed is keurt de ledenadministratie de wissel goed. Volg hiervoor onderstaande stappen:
- Log in op de Hub
- Klik op 'Personen' en ga naar 'Licenties'
- Kies voor 'Clubwissels' bovenaan het scherm
- Hier zie je alle clubwissels die zijn gedaan, ga naar de wissel met status 'in behandeling'
- Klik vervolgens op de naam van het betreffende lid, er opent een pop-up scherm
- Linksboven in het pop-up scherm zie je 'Club wissel gecontroleerd' staan, daar staat 'nee' aangevinkt
- Selecteer 'ja' en klik rechtsonder op 'Opslaan'
- De clubwissel is nu goedgekeurd door de oude club, er volgen vaak nog een aantal andere automatische checks vanuit de bond waarna de status ook naar 'goedgekeurd' zal veranderen
Nieuwe club
Als nieuwe club zie je de aanvraag net zoals andere aanvragen bovenaan in de lijst bij ‘Licentiehouders’ in behandeling staan, als nieuwe club hoef je deze wissel niet goed te keuren.
Wanneer er sprake is van een clubwissel van buitenlandse club naar een Nederlandse club, dan krijgt deze club niet automatisch bericht om akkoord te geven op de clubwissel. Het lid vraagt dan zelf of die club akkoord wil geven voor deze wissel en mailt dit naar teamregistratie@knwu.nl. Dit akkoord kan dan door de bond verwerkt worden t.b.v. van je nieuwe licentieaanvraag.
Voor een eerste aanvraag op naam van een buitenlandse club zie de informatie bij Licentie via een buitenlandse club aanvragen.
Niveauwissel
Wanneer een lid binnen het seizoen op een ander niveau een licentie wilt aanvragen, noemen we dat een niveauwissel. Deze is voor de club zichtbaar bovenaan de lijst bij ‘Licentiehouders’ met de status in behandeling, maar deze wissel wordt vanzelf goedgekeurd.
