Om een wedstrijd in teamverband te organiseren zijn er verschillende instellingen op de wedstrijdpagina om rekening mee te houden en deze staan in dit artikel.

Wat te doen bij wedstrijd met teaminschrijving?

Aanmaken evenement

Start met het aanmaken van een evenement zoals staat uitgelegd bij Evenementenbeheer‍.

Volg de stappen zoals beschreven in de handleiding Evenementenbeheer bij 'Wedstrijd beheren en bewerken' om met behulp van een sjabloon een of meerdere wedstrijden toe te voegen aan het evenement.

Kies een sjabloon dat past bij de gewenste instellingen. En lees dan hieronder verder welke instellingen er specifiek zijn voor teamwedstrijden.

Instellingen specifiek voor teamwedstrijden

1. Teamwedstrijd op 'ja'

Om een wedstrijd open te kunnen stellen voor teams is het belangrijk dat er binnen de wedstrijd onder 'Beheer' en 'Algemene gegevens' achter 'Teamwedstrijd' staat 'ja'. Is dit niet het geval dan kun je dit wijzigen via 'Wijzig'.

2. Mogen teams zelf inschrijven?

Een organisator kan bij 'Kunnen teams zelf inschrijven' instellen of het team zichzelf kan inschrijven of dat alleen de organisator of jury dat kan.

• Kunnen teams zelf inschrijven: nee
  Wil je als organisator dat de inschrijving van een team alleen via de organisatie of jury kan lopen, kies dan in het tabblad 'Teams' voor 'nee'. Het team kan wel zelf via 'Opstellingen' de opstelling verzorgen. Als betaling via het systeem verloopt moet dit op 'nee' staan.  
  
  
• Kunnen teams zelf inschrijven: ja
  In het geval van bijvoorbeeld een koppelkoers of bij wedstrijden met recreatieve teams of bedrijventeams kies je voor de optie om teams de inschrijving zelf te laten verzorgen. Dit loopt dan via MijnKNWU, waarbij de teams zelf hun teamnaam en opstelling kunnen bepalen. Je kan dan geen inschrijfgeld innen via het systeem.

3. Teamlimieten

Vul bij je aangemaakte wedstrijd onder 'Algemene gegevens' de gewenste aantallen in.
Begin daarbij met het maximale aantal teams.
Vervolgens het minimale en maximale aantal renners.
En het aantal op te geven reserve renners binnen een team.

4. Teams

Vervolgens kun je in 'Teams' de deelnemende teams beheren.

Afhankelijk van de instelling die je hebt gekozen kunnen niet alleen de organisator en jury teams toevoegen, maar kunnen teams ook zelf hun inschrijving verzorgen.  

Teams toevoegen

 Als je als team wilt deelnemen aan wedstrijden dient dit team ingeschreven staan in MijnKNWU. Dat kan op de volgende manier  

• Ga naar 'Teams
• Klik op 'Acties' en kies voor 'Team toevoegen' of 'Uitnodigen'
• Als je kiest voor 'Team toevoegen' is het team direct goedgekeurd, er kan geen betaling meer plaatsvinden:
• Je hebt nu de volgende opties voor het inschrijven van een team:
  • Geen verbinding: als je een team wilt inschrijven dat niet is aangesloten bij de KNWU (bijv een buitenlands team). Dit team kan zelf geen opstelling maken in de HUB omdat er het niet is aangesloten bij de KNWU en dus ook betrokken personen heeft met rechten in de HUB.
  • Club: een bij de KNWU aangesloten club of organisatie. 
  • Teamlicentie: een bestaand team (UCI team, regional team etc)
• Voer nu de code van de ploeg (3 letters), het eerste nummer van de startnummers van de ploeg, het aantal deelnemers per team, de nationaliteit en de chipgroep in.  
• Klik op 'Opslaan' om de ingevoerde gegevens op te slaan  
• Als je kiest voor 'Uitnodigen' krijgt het team een bericht en moet het de uitnodiging accepteren en eventuele betaling voldoen voordat het goedgekeurd is.
  • bij 'Organisatie' kan je een club/team opzoeken dat is aangesloten bij de KNWU. Dit zijn de enige ploegen die een uitnodiging ontvangen omdat we van hen gegevens in de database hebben. Buitenlandse ploegen of organisaties die niet aangesloten zijn bij de KNWU kunnen we niet uitnodigen.
  • Bij 'Naam' kan je eventueel een afwijkende naam invullen tov de Organisatie naam. De organisatie achter een ploeg is namelijk niet altijd hetzelfde als de ploegnaam. Automatisch laad het systeem de organisatie naam in dit vak, dit kan je handmatig aanpassen. 
  • Vul volgens de afkortingscode van de ploeg (3 letters) in, het eerste nummer van de startnummers van de ploeg, het aantal deelnemers per team, de nationaliteit en de chipgroep in.  
  • belangrijk is om tot slot een verloopdatum van de uitnodiging in te vullen. Tot deze datum heeft de ploeg de tijd om de uitnodiging te accepteren (en de betaling te voldoen), daarna verloopt de uitnodiging.
  • Klik op 'Opslaan' om de ingevoerde gegevens op te slaan  

Je team/ploeg is nu toegevoegd aan het overzicht. Via het potlood-icoontje achter de naam van de ploeg in het overzicht kun je de gegevens wijzigen.

Opstelling

Hiervoor zijn rechten in de HUB noodzakelijk, dus uitsluitend personen van bij de KNWU aangesloten organisaties kunnen dit.

Zodra de ploeg op de deelnemerslijst de status goedgekeurd heeft kan je de opstelling van de ploeg maken. Via 'team toevoegen' krijgt het direct de status goedgekeurd, via 'uitnodiging' dient eerst de uitnodiging geaccepteerd te worden en eventuele betalingen worden voldaan. Door op de naam van de ploeg te klikken kun je de namen van de renners, de reserves en de stafleden beheren.

1. Renners toevoegen

Je kunt renners toevoegen door de KNWU-ID of UCI-ID in te voeren. Het systeem nummert dan door vanaf het eerste startnummer (rugnummer).  

Het aantal renners dat je kunt opstellen is afhankelijk van de ingestelde teamlimiet.  

2. Reserves toevoegen

De optie voor het opstellen van reserves en het maximale aantal reserves is van te voren in te stellen bij 'Teamlimieten'.

Als je gekozen hebt om reserves toe te staan, is de optie daarvoor zichtbaar onder de lijst met renners. Voeg de reserverenners toe door de KNWU-ID of UCI-ID.

3. Stafleden toevoegen

Onder de tab 'Stafleden' kun je via 'Toevoegen' extra personen de rechten geven om de opstelling te maken. Deze personen kun je toevoegen door hun naam, KNWU-ID of UCI-ID in te voeren.

4. Opstelling wijzigen

Eventuele wijzigingen in de opstelling of gegevens van de opgestelde renners kunnen doorgevoerd worden via het potlood-icoontje achter de naam van de ploeg in het overzicht.

Print deelnemerslijst, startlijst, teams of intekenlijst

Onder de knop “Exporteer” zijn verschillende opties om een print te maken van een van de lijsten:

• Print deelnemerslijst: gehele lijst van deelnemers, inclusief reserves en staf
• Print startlijst: verkorte definitieve lijst van deelnemers die daadwerkelijk gestart zijn
• Print teams: uitdraai van alle teams met per pagina alle teaminformatie
• Print ploegleider intekenlijst: formulier waarop de jury ploegleiders de contactgegevens in kan laten vullen, zodat er tijdens de wedstrijd contact opgenomen kan worden

Importeren en exporteren van de teams

Opties voor het importeren en exporteren van de teams vind je onder 'Acties'.

Importeren

Importeren kun je door gebruik te maken van onderstaande bestand. Dit is tevens de manier om wijzigingen door te voeren.